Para muitas instituições, a gestão de documentos ainda se encontra em uma fase incipiente, enfrentando inúmeros desafios. Em contraste, o Tribunal de Justiça de Minas Gerais (TJMG), por meio da Escola Judicial Desembargador Edésio Fernandes (EJEF) e sua Diretoria de Gestão da Informação Documental (DIRGED), juntamente com suas gerências e coordenações responsáveis pela gestão de documentos do Judiciário, já é referência nacional no assunto. As práticas implementadas pelo TJMG asseguram a gestão, destinação, guarda, preservação e acesso aos documentos institucionais de maneira exemplar.
Em busca de aprimoramento, a Secretaria de Estado de Planejamento e Gestão de Minas Gerais (SEPLAG/MG), juntamente com a Coordenadoria Estadual de Gestão de Trânsito (CET/MG), realizou uma visita técnica à Coordenação de Arquivo da Secretaria do Tribunal de Justiça (COARQ), nesta quarta-feira, 3 de julho. O objetivo da visita foi conhecer de perto os procedimentos, processos e técnicas relacionadas à gestão de documentos, buscando inspiração nas práticas bem-sucedidas do TJMG para melhorar suas próprias metodologias.
Durante o encontro, Nilson Braga, Diretor da Central de Serviços da SEPLAG, Rute Luciana Rodrigues, Assessora do Gabinete da CET, e os assessores da Central de Serviços da SEPLAG, Lucas Lemos e Luiz Guedes, foram recebidos por Simone Meireles Chaves, Gerente da GEDOC, Giselle Santos Cesário da Costa, Coordenadora da COARQ, e Elaine Almeida, Arquivista da GEDOC.
Novo desafio
Nilson Braga explicou que a equipe procurou o TJMG devido à recente incorporação da gestão de documentos do antigo Detran/MG, agora CET/MG, que passou a ser responsabilidade da SEPLAG. “Essa nova situação representa um desafio significativo, que necessita ser compartilhado e aprendido com instituições que já possuem vasta experiência e práticas consolidadas em gestão documental.”
Os representantes da SEPLAG apresentaram um questionário com várias dúvidas sobre as práticas adotadas pelo TJMG para o gerenciamento, acondicionamento e armazenamento dos documentos, que servirão como referência para aprimorar suas próprias metodologias.
Experiências compartilhadas
Simone Meireles Chaves fez um apanhado sobre os desafios, erros e acertos na busca por um modelo eficaz na gestão de documentos no TJMG. “Na nossa experiência, foi mais econômico, eficaz e tecnicamente vantajoso ter o nosso próprio espaço de guarda dos documentos arquivísticos produzidos aqui, em vez de terceirizar esse trabalho”.
Ela complementou: “Além disso, é fundamental realizar um mapeamento detalhado de todos os tipos de documentos produzidos e recebidos pela instituição, classificando-os de acordo com a atividade que o gerou e avaliando o prazo de guarda/temporalidade e a destinação final conforme os instrumentos técnicos da Instituição. A adesão a essas práticas assegura a proteção das informações, a otimização de espaços físicos e digitais, e a preservação da memória institucional. É um trabalho contínuo e estratégico, que demanda capacitação constante da equipe envolvida e o uso de tecnologias adequadas para a gestão eficiente dos documentos.”
Giselle Cesário exemplificou como as eliminações são realizadas e os resultados obtidos. “Atualmente, dispomos de um espaço considerável para arquivamento, mas já enfrentamos situações em que a área de guarda chegou ao seu limite. A avaliação e a eliminação de documentos nos proporcionou um ganho significativo de espaço, evitando a necessidade de buscar novos locais; e hoje podemos realizar o gerenciamento do nosso acervo com tranquilidade”, destacou.
Durante a visita, Elaine Almeida, arquivista da GEDOC, reforçou a importância de fundamentar a gestão de documentos nos princípios arquivísticos e nas legislações pertinentes. Ela destacou que a conformidade com as normas técnicas e a implementação de políticas internas eficientes são essenciais para garantir um projeto integral de gestão.
Entre as informações compartilhadas pelas gestoras do TJMG, destacaram-se a importância da organização e classificação dos documentos, seguindo o plano de classificação, a tabela de temporalidade e destinação de documentos, e a necessidade de soluções conjuntas para o tratamento da massa documental acumulada.
Rute Luciana Rodrigues enalteceu o acolhimento da equipe do Tribunal: “A experiência demonstrada pelas profissionais aqui nos dá esperança de que podemos alcançar um nível semelhante na nossa gestão documental.”
Nilson Braga concluiu: “parabenizo a equipe e a instituição pelo sucesso exemplar nesta área. A experiência e motivação demonstradas pela equipe são um caminho a ser seguido por nós da SEPLAG. O que a gente percebe é que vocês não apenas enfrentaram desafios semelhantes aos nossos, mas também desenvolveram práticas que agora servem como exemplo, isso é muito importante para nós que vamos lidar com o desafio de uma massa nova e muito densa.”
