Na tarde desta quarta-feira, 11 de janeiro, duas iniciativas da Escola Judicial Desembargador Edésio Fernandes (EJEF), “Novo fluxo de trabalho no Arquivo Permanente” e “Plano de Eliminação de Documentos”, inscritas e apresentadas pela Diretoria de Gestão da Informação Documental (DIRGED), receberam a certificação de cumprimento dos “Objetivos de Desenvolvimento Sustentável (ODS)”, de acordo com a “Agenda 2030 da Organização das Nações Unidas (ONU)”.
A premiação é coordenada pela “Unidade Avançada de Inovação em Laboratório (UAILab)” do Tribunal de Justiça de Minas Gerais. A entrega das certificações foi conduzida pelo presidente do TJMG, Desembargador José Arthur de Carvalho Pereira Filho.
O Juiz Auxiliar da Segunda Vice-Presidência do TJMG e da Superintendência da EJEF, Carlos Márcio de Souza Macedo, agradeceu o reconhecimento do TJMG destacando-o como um incentivo à inovação nos métodos de trabalho: “Essa certificação instituída pela UAILab é um grande incentivo para que magistrados, servidores e colaboradores repensem suas atividades, buscando aprimorá-las a cada dia, a cada momento, com o olhar para fora do TJ. Quando nós reduzimos o tempo de atendimento ao cidadão ou fazemos significativa doação de toneladas de papel à instituição que apoia famílias em vulnerabilidade social, estamos dando suporte aos objetivos sustentáveis da ONU”, pontuou.
“É enxergar com o olhar do outro, especialmente em relação a temas como a sustentabilidade, que impacta em toda a sociedade que vivemos e nós precisamos impactar positivamente o cidadão ”, concluiu.
Novo fluxo de trabalho do Arquivo Permanente
No TJMG, as diretrizes de gestão documental são de competência da Superintendência da Escola Judicial Desembargador Edésio Fernandes (EJEF), por meio da Diretoria Executiva de Gestão da Informação Documental (DIRGED). O objetivo das ações é assegurar a gestão, a proteção, a destinação, a guarda, a preservação e o acesso aos documentos institucionais. Neste contexto, o Arquivo Permanente do TJMG é um acervo disponível para acesso e consulta pública, fomentando a pesquisa e o conhecimento histórico-científico.
Em 2022, o Arquivo Permanente já contava com uma estimativa de 453.394 processos histór
icos, recolhidos de 105 comarcas de Minas Gerais.
O setor atendeu a 6.508 pedidos de acesso aos documentos.
O novo fluxo implementado no Arquivo Permanente foi destinado especialmente a otimizar o atendimento aos consulentes. Os novos métodos de trabalho são importantes para reduzir o tempo de atendimento das solicitações de acesso ao acervo.
A Coordenadora da Coordenação de Arquivo Permanente do TJMG (COARPE), Sônia Santos garantiu que o novo fluxo trouxe agilidade e melhoria na prestação do serviço, tornando mais célere o suporte ao público externo para acessar os documentos históricos da Justiça de Minas.
A gestora destacou a importância da certificação para todos os servidores e colaboradores da COARPE: “A certificação de participação na Agenda 2030 foi muito importante para a equipe da Coordenação do Arquivo Permanente porque valoriza o trabalho dos colaboradores, provoca um sentimento de pertencimento à instituição Tribunal de Justiça e ainda destaca a adesão de todos nós às causas defendidas pela ONU”, concluiu.
Eliminação sustentável de documentos
Em 2022, o TJMG eliminou 1.096.284 processos.
Para que um processo seja eliminado, ele precisa ser incluído nos editais de ciência de eliminação de documentos, publicados periodicamente pelo TJMG, cumprindo-se regras específicas.
As partes e advogados que desejarem guardá-los têm prazos estipulados para se manifestarem. Os processos que não são solicitados são eliminados.
A preparação e a publicação dos editais de ciência da eliminação, contendo listas de eliminação de autos, seguem classes definidas pela Comissão Técnica de Avaliação Documental (Ctad), sob critérios de temporalidade estabelecidos pelo Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade (PCTT) do TJMG.
Os documentos, quando eliminados, são doados pelo TJMG à Associação dos Catadores de Papelão e Material Reaproveitável (Asmare), para reciclagem.
No mesmo ano, a eliminação documental possibilitou a doação de 325 toneladas de papel à Associação dos Catadores.
Os processos doados à Asmare são triturados, de maneira a proteger dados e informações. A trituração dos autos é acompanhada, até o fim, por um profissional do TJMG.
Além do aspecto da sustentabilidade, a parceria com a Asmare tem uma enorme importância social, uma vez que a entidade é reconhecida pela inserção de pessoas em situação de vulnerabilidade.
O Diretor-Executivo de Gestão da Informação, Fernando Rosa de Sousa, ressaltou que as propostas foram inscritas pela relevância, tanto das ações quanto dos resultados, e destacou a satisfação pelo reconhecimento: “A gente fica muito feliz em saber que nossas atividades podem contribuir para um Tribunal mais eficiente e mais sustentável. É uma satisfação muito grande cumprir nosso dever de aprimorar o atendimento ao cidadão, de forma a contribuir para um mundo melhor ”, concluiu.
Além do Juiz Auxiliar do TJMG, Carlos Márcio de Souza Macedo, do Diretor-Executivo da Diretoria de Gestão da Informação Documental (DIRGED), Fernando Rosa de Sousa, estavam presentes na entrega da certificação a Coordenadora da Coordenação do Arquivo Permanente (COARPE), Sônia Santos e o Coordenador da Coordenação de Orientação e Avaliação Documental (CORAV), em exercício de substituição na Gerência de Arquivo e Gestão Documental da Justiça de 1ª Instância (GEARQ), Vantuir de Oliveira Machado Júnior.
