A eliminação de documentos digitais que não possuem mais valor administrativo, fiscal, legal ou histórico é fundamental para liberar espaços, permitindo uma gestão mais eficiente e segura dos dados. Ao remover documentos desnecessários, as instituições não só otimizam seus recursos tecnológicos, mas também melhoram a organização e a acessibilidade das informações realmente relevantes.
Nesse contexto, em uma ação inédita, a Escola Judicial Desembargador Edésio Fernandes (EJEF), publicou seu primeiro Edital de Ciência de Eliminação de Documentos Judiciais Digitais no Diário do Judiciário Eletrônico (DJe), em 27 de junho de 2024. A iniciativa foi desenvolvida por meio da Diretoria de Gestão da Informação Documental (DIRGED), e conduzida sob a gestão da Gerência de Arquivo e Gestão Documental da Secretaria do Tribunal de Justiça e da Gestão de Documentos Eletrônicos e Permanentes (GEDOC), com o apoio operacional da Coordenadoria de Gestão de Documentos Eletrônicos (COGEDE) e da Gerência de Sistemas Administrativos (GESAD), além de outras áreas conexas à Diretoria Executiva de Informática (DIRFOR).
O objetivo da publicação do edital é de dar ciência às partes envolvidas sobre a eliminação dos feitos, garantindo o direito de solicitação de guarda particular dos autos dentro do prazo estabelecido. As partes interessadas podem contestar a eliminação dentro do prazo estipulado no edital e/ou solicitar a guarda particular.
Análise dos processos
Como parte do projeto, a equipe da COGEDE analisou 1.005 processos judiciais do sistema PROJUDI, que foi implantado como projeto-piloto no TJMG em 2007 e descontinuado em 2018. A análise identificou documentos aptos para eliminação e apontou peças processuais destinadas à guarda permanente, conforme a Resolução CNJ n° 324/2020.
Sobre este tipo de eliminação que ocorre pela primeira vez, Thiago Doro, Diretor Executivo da DIRGED, enfatizou: “este processo é parte do compromisso do TJMG com a eficiência e a transparência na administração de seus recursos. A implementação da gestão dos documentos digitais no Poder Judiciário mineiro garantirá maior segurança das informações, celeridade, autenticidade e transparência às suas atividades, em consonância com as normativas vigentes e aplicáveis, contribuindo para a prestação jurisdicional de excelência e na garantia do acesso à informação.”
Simone Meireles Chaves, Gerente da GEDOC, destacou o caráter inovador da ação e seus benefícios, que agregam valor e reconhecimento à instituição. “De caráter estratégico e inovador, além de subsidiar futuras decisões, o conhecimento adquirido com o projeto será compartilhado pelo TJMG com as diversas instituições públicas, contribuindo com outras iniciativas e ações da administração pública brasileira. Com isso, o Tribunal vem se consolidando como referência quanto ao tema gestão de documentos digitais.”
A gestora ainda declarou se sentir honrada e agradecida por ter a oportunidade de, mais uma vez, contribuir para o protagonismo na gestão da informação documental, uma vez que trabalhou também no projeto-piloto de avaliação do JESP físico nos anos de 2013/2014; projeto que, em 2024, já ultrapassou a marca de 10 milhões de processos eliminados. “Depois de 10 anos, a história se repete com documentos judiciais da mesma competência, mas desta vez, no ambiente eletrônico.”
Apoio da DIRFOR
A iniciativa contou com o apoio da Diretoria Executiva de Informática (DIRFOR) para a sua implementação, com vistas ao desenvolvimento, em um futuro próximo, de uma ferramenta de Gestão de Documentos Digitais do TJMG. Reconhecendo o aumento das demandas relativas ao gerenciamento de armazenamento dos documentos institucionais, almeja-se o tratamento da massa acumulada dos autos digitais, com consequente redução dos custos necessários à sua manutenção pela área de informática.
Temporalidade dos processos eliminados
Inicialmente, definiu-se que o escopo do trabalho abrangerá os processos judiciais digitais que tramitaram no sistema PROJUDI. Implantado como projeto-piloto no TJMG em 2007, e descontinuado em 2018 após implementação do PJe, o PROJUDI gerou um volumoso acervo de processos judiciais digitais armazenados pelo Tribunal, sendo necessário promover sua destinação adequada, em consonância com as diretrizes de gestão documental do CNJ e com as vigentes no Tribunal.
Histórico de ações
Desde 2018, o Tribunal de Justiça do Estado de Minas Gerais (TJMG) tem trabalhado arduamente para aprimorar a gestão de seus documentos digitais. A iniciativa começou com a instituição da Política de Manutenção de Documentos Eletrônicos (Portaria Conjunta nº 728/PR/2018), visando garantir o tratamento adequado de documentos digitais produzidos e acumulados nas atividades do Tribunal.
Em 2021, a Escola Judicial, por meio da DIRGED, lançou a Iniciativa Estratégica 19 – Gestão de Documentos Eletrônicos. Esta ação estratégica está sob a gestão da GEDOC, com apoio operacional da COGEDE e da GESAD, além de outras áreas da Diretoria Executiva de Informática DIRFOR.
A Iniciativa Estratégica 19 foi criada para atender às diretrizes estabelecidas pela Resolução CNJ nº 324/2020, que institui normas de Gestão de Memória e Documentação e define o Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário (Proname). O TJMG busca, com essa iniciativa, implementar uma gestão eficiente dos documentos digitais, preservando aqueles destinados à guarda permanente e eliminando os que já cumpriram seus requisitos legais, protegendo metadados e peças processuais essenciais.
