Gestão de documentos

A finalidade do programa é assegurar a gestão, a proteção, a destinação, a guarda, a preservação e o acesso aos documentos institucionais.

Entende-se por gestão documental o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos institucionais, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

Documentos institucionais são os produzidos e recebidos pelas unidades organizacionais do Tribunal de Justiça do Estado de Minas Gerais – TJMG – no exercício das suas atividades, independentemente do suporte em que a informação esteja registrada.

No TJMG, as diretrizes de gestão documental são de competência da Superintendência da Escola Judicial Desembargador Edésio Fernandes – EJEF, subsidiada pela Diretoria Executiva de Gestão da Informação Documental – Dirged e pela Comissão Técnica de Avaliação Documental – CTAD e estão regulamentadas na Resolução Nº 749/2013.

Tabelas de Temporalidade
Os Planos de Classificação e Tabelas de Temporalidade (PCTTs), instituídos pelas Portaria Conjunta Nº 417/PR/2015 (documentos administrativos) e Portaria Conjunta Nº 330/2014 (processos judiciais), são instrumentos de gestão documental que indicam o prazo de guarda, bem como a destinação final (eliminação ou guarda permanente) dos documentos produzidos na atuação judicial e administrativa.

A aplicação da Tabela de Temporalidade garante a guarda dos documentos pelo prazo necessário ao cumprimento de suas funções administrativa e legal, além de definir aqueles que devem ser preservados para a guarda permanente.

Documentos Administrativos

Processos Judiciais

Procedimentos
Cartilha
Arquivo permanente - documentos históricos

Considera-se arquivo permanente – ou arquivo histórico – o conjunto de documentos que devem ser preservados em caráter definitivo, em função de seu valor.

A unidade de arquivo permanente do Tribunal de Justiça está em operação desde julho de 2016. Suas atividades e seu funcionamento são regidos pelas normas descritas na seção “A EJEF”, subseção “Atos Normativos”.

Os acervos judiciais históricos das comarcas mineiras recolhidos no arquivo permanente remontam ao início do século XVIII e contam com processos judiciais e documentos administrativos, como livros tombo, livros de registro de sentenças, livros de acórdãos, livros de atas de julgamentos do Tribunal do Júri, livros de compromisso e responsabilidade de tutores e curadores, livros de registro de testamento e livros índices de inventários.

Todos os documentos produzidos pelo Tribunal de Justiça até o ano de 1946 são considerados de guarda permanente e, portanto, históricos. Essa data refere-se ao ano em que o Tribunal recebeu a denominação atual.

Advogados, arquivistas, genealogistas, historiadores, pesquisadores, universitários, enfim, o público em geral, podem ter acesso à documentação de guarda permanente.

Acesso ao conteúdo dos documentos de guarda permanente

As solicitações de pesquisa ao acervo de guarda permanente são recebidas por meio da conta de correio eletrônico  .

O resultado da pesquisa é normalmente encaminhado ao consulente pela via eletrônica (documento digitalizado).

É possível, também, que o consulente acesse diretamente os documentos. Nesse caso, a pesquisa será feita na unidade do Tribunal no centro de Belo Horizonte – MG.

As normas afetas à atividade estão descritas na seção “A EJEF”, subseção “Atos Normativos”. Clique aqui para saber mais.

Tema relevante

Buscando a participação de seus membros e da sociedade, o Tribunal de Justiça do Estado de Minas Gerais instituiu um novo e importante instrumento para a preservação da história do Poder Judiciário Mineiro: o marcador Tema Relevante.

Esse marcador é destinado à identificação de processos judiciais que serão submetidos à avaliação pela Comissão Técnica de Avaliação Documental (CTAD), que deliberará sobre a conveniência do recolhimento ao arquivo permanente.

Será considerado tema relevante o conteúdo icônico, de interesse histórico ou cultural para o Tribunal de Justiça e para a sociedade.

A indicação à guarda permanente de processo judicial poderá ser feita por desembargador ou juiz de direito, nos feitos em que tiver competência para decidir, e representantes de entidades de caráter histórico, cultural e universitário.

As normas afetas ao Tema Relevante estão descritas na seção “A EJEF”, subseção “Atos Normativos”. Clique aqui para saber mais.

 

Coordenação de Arquivo Permanente – COARPE / / Fones: ( 31 ) 3447-2205/5174
Gerência de Arquivo e Gestão Documental da 1ª Instância – GEARQ / / Fones: (31) 3237-5166 / 5167 / 5168

Gerência de Arquivo e Gestão Documental da 2ª Instância, de Documentos Eletrônicos e Permanentes – GEDOC /  / Fones: (31) 3237-5180 / 5179